Электронды кестелер деректерін талдау. Деректер базасы фильтрациясын пайдалану көмегімен бизнес-талдау

Электронды кестелер деректерін талдау. Деректер базасы фильтрациясын пайдалану көмегімен бизнес-талдау

Жоспары:

  • Деректерді сұрыптау
  • Тізімнен деректерді сұрыптау (таңдау)
  • Автофильтрді пайдалану арқылы деректерді фильтрлеу
  • Кеңейтілген фильтрді пайдалану арқылы деректерді фильтрлеу
  • Жалпы және аралық қорытындыларды автоматты түрде есептеу

1. Электронды кесте тізім немесе деректер базасы ретінде қарастырылады, оның жолдарында біртекті ақпарат болады.

Деректер базасы термині және Excel-де тізім синоним ретінде пайдаланылады. Демек, келесілерге назар аудару керек:

  • Тізімнің әрбір жолы деректер базасы жазбасы ретінде қарастырылады;
  • Тізім бағандары деректер базасының өрісі деп есептеледі;
  • Бағандарды тақырыбы деректер базасының өріс атауы деп есептеледі.

Еxcel-де тізім немесе деректер базасында өңдеуді және талдауды жеңілдететін функциялар жиыны бар. Электронды кестені сәйкес функциялар көмегімен өңдеу үшін ондағы деректер келесі түрде ұйымдастырылуы керек:

  • Кестенің барлық жолдары біртекті ақпараттан тұруы керек – барлық жолдарда бірдей бағандарда біртипті деректер орналасуы керек;
  • Бағандардың тақырып жолы тізімнің бірінші жолында орналасуы керек;
  • Жол атаулары тізімнің сол жақ бағанында орналасуы керек;
  • Кестеде, сонымен қатар тақырыптар жолы мен деректердің бірінші жолы арасында бос жолдар мен бағандар болмау керек. Бірінші бос жол тізімнің соңы белгісін білдіреді.

Тізім (деректер базасы) түрінде ұйымдастырылған деректерге деректер базасымен жұмыс категориясына жататын арнайы функциялар қолдануға және келесі операцияларды орындауға болады:

  • Жазбаларды қосуға, өзгертуге, және жоюға;
  • Жазбаларды табуға;
  • Жазбаларды сұрыптауға;
  • Автофильтр және Кеңейтілген фильтр көмегімен деректерді фильтрлеуді (таңдауды) жүзеге асыруға;
  • Жалпы және аралық қорытындылар жүргізуге және т.с.с.

2. Деректерді сұрыптау. Деректерді автоматты түрде өңдеудің белгілі бір операциясын пайдалану үшін кестеде деректерді тізбектей алдын-ала орналастыру керек – бастапқы деректерді сұрыптауды орындау керек. Ілмексөз: Электронды кестелер

Сұрыптау «сол орында» – кестеде жүзеге асады.

Электронды кестеде жолды да, бағанды да сұрыптауға болады. Жолдарды бір немесе бірнеше бағандар ұяшығының мәні бойынша сұрыптауға болады.

Жолдар, бағандар немесе жеке ұяшықтар сұрыптау процесінде пайдаланушымен берілген сұрыптау ретіне сәйкес қайта реттеледі. Тізімдерді өспелі ретте (1-ден 9-ға дейін, А-дан Я-ға дейін) немесе кемімелі ретте (9-дан 1-ге дейін, Я-дан А-ға дейін) сұрыптауға болады.

Excel деректерді алфавиттік ретте сұрыптайды. Басқа ретте сұрыптау үшін, мысалы, айлар мен апта күндерін оларды алфавиттік ретте емес, логикалық ретпен сәйкес орналастыру үшін сұрыптаудың пайдаланушылық ретін пайдалану керек.

Электронды кестелерде деректерді сұрыптау ДАННЫЕСортировка командасы көмегімен жүргізіледі.

Тізімнен деректерді фильтрациялау (таңдау)

Кестеде деректерді фильтрациялау (таңдау) берілген шарт немесе бірнеше шарттарға жауап беретін жолдарды ғана көрсетеді. Фильтр көмегімен пайдаланушы өзіне ыңғайлы формада тізімдегі жазбаларды шығара немесе жоя (жасыра) алады.

Сұрыптауға қарағанда деректер фильтрациялау кезінде қайта реттелмейді, ал тек қана таңдаманың берілген критерийіне жауап бермейтін жазбалар ғана жасырылады.

Таңдап алынған жазбаларды форматтауға немесе жоюға, кестенің жеке облысына көшіруге, баспаға шығаруға, сонымен қатар кейінгі есептеулерде пайдалануға немесе диаграммалар тұрғызуға болады.

Электронды кестелерде деректерді фильтрациялау екі әдіспен: автофильтр көмегімен немесе кеңейтілген фильтр көмегімен орындалуы мүмкін.

3. Автофильтрді пайдалану арқылы деректерді фильтрлеу. Бұл операцияны орындау үшін:

  1. Кесте ішіне курсорды қою;
  2. ДАННЫЕФильтрАвтофильтр командасын орындау;
  3. Таңдама жүргізілетін бағанның тізімін тышқан арқылы стрелкамен кнопка бойынша ашу;
  4. Қажет мәндерді көрсету немесе «шарт» жолын таңдау және Пайдаланушылық автофильтр диалогтік терезесінде таңдама критерийін беру керек.

Белгілі бір бағанда жазбаларды таңдау үшін шарт И/ИЛИ логикалық байланыспен біріктірілген екі өзіндік бөліктерден тұруы мүмкін.

Шарттың әрбір бөлігі мыналардан тұрады:

  • тізімнен алынатын немесе подстановканың шаблонды символдарынан тұратын мәндер. Подстановка символдары ретінде символдардың дербес санын көрсету үшін * жұлдызша немесе бір символды алмастыру үшін ? сұрақ белгісі пайдаланылады.
  • қатынас (салыстыру) операторы. Таңдама критерийін беру кезінде салыстырудың келесі операторлары пайдаланылуы мүмкін:

= Тең <> Тең емес

< Кіші < = Кіші немесе тең

> Үлкен > = Үлкен немесе тең

Бастапқы кестенің барлық жолдарын қалпына келтіру үшін тышқанмен шертіп, ашылған тізімнен «все» жолын таңдау немесе ДАННЫЕФильтрОтобразить все командасын орындау керек.

Фильтрациялау режимін болдырмау үшін кесте ішіне курсорды қою және қайта ДАННЫЕФильтрАвтофильтр (переключательді алып тастау) командасын орындау қажет.

4. Кеңейтілген фильтрді пайдалану арқылы деректерді фильтрлеу. Кеңейтілген фильтр таңдаманың жиынтық критерийін түзеуге мүмкіндік береді және электронды кесте деректерінің күрделі фильтрациясын бірнеше бағандар бойынша таңдау шартының жиынын берумен жүзеге асырылады.

Тізім жазбаларын фильтрлеу үшін кеңейтілген фильтр критерийлердің екі типін пайдалануды қамтамасыз етеді:

  • салыстыру критерийлері;
  • есептеу критерийлері.

Кеңейтілген фильтрді пайдалану арқылы жазбаларды фильтрлеу ДАННЫЕФильтрРасширенный фильтр командасы көмегімен орындалады.

Бұл режимнің маңызды ерекшелігі, фильтрлеу командасының өзін орындағанға дейін деректерді фильтрлеу шартын – таңдау шартының диапазонын (критерийлер интервалы) беру үшін арнайы облыс түзу қажет.

Шарттар диапазоны бағанның тақырып жолы бар жол мен таңдау шартын беру үшін бірнеше жолдан тұруы керек. Шарттар диапазонын құру үшін көбінесе жеке орынға (сол немесе басқа жұмыс бетінде) бағанның тақырып жолы бар жолды көшіреді, содан кейін төмен орналасқан жолда жеке бағандар бойынша таңдау критерийлерін енгізеді.

Таңдау шартының мәндері мен кесте арасында минимум бір бос жол болуы керек.

Егер таңдау критерийі (фильтрлеу шарты) әртүрлі бағандар үшін бір жолда енгізілсе, онда олар «И» шартымен байланысқан деп есептеледі. Егер таңдау шарты әртүрлі жолдарда жазылса, онда олар «ИЛИ» шартымен байланысқан деп есептеледі.

Жазбаларды таңдау критерийі бар шарттар диапазонын құрғаннан кейін кесте ішіне курсорды қойып, ДАННЫЕФильтрРасширенный фильтр командасын орындайды және Расширенный фильтр диалогтік терезесінде кесте ұяшығының диапазонын және адресін немесе алдын-ала құрылған шарттар диапазонының атауын көрсетеді.

Жазбаларды орнында фильтрлеуге немесе біруақытта фильтрлеуді орындау арқылы ағымды жұмыс бетіне көрсетілген облысқа көшіруге болады.

Фильтрленген жолдарды беттің басқа облысына көшіру үшін переключатель орнату керек. Нәтижелерді басқа орынға көшіру, өріске оралу. Нәтижені диапазонға орналастыру және таңдап алынған деректерді қою облысының жоғарғы сол жақ облысын көрсету.

Таңдау шартының диапазонына сілтеме тек қана бағанның тақырып жолдарынан және критерийлері бар жолдардан тұруы керек, яғни бос жолдардан тұрмауы керек.

5. Жалпы және аралық қорытындыларды автоматты түрде есептеу. Автоматты түрде қорытынды жүргізу – бұл электронды кестеде деректерді ыңғайлы жалпылау және талдаудың ыңғайлы әдісі.

Жалпы және аралық қорытындыларды автоматты түрде жүргізу мүмкіндігін алу үшін кестедегі деректер тізім немесе деректер базасы түрінде ұйымдастырылуы керек.

Аралық қорытындыларды есептеу алдында барлық жазбалар сол бағанның бірдей өрістерімен бір топқа түсу үшін қорытынды жүргізілетін бағандар бойынша сұрыптауды орындау керек.

Егер кестелерде деректер қате (тізім түрінде емес) ұйымдастырылған болса, онда Excel кесте құрылымын түсінбеуі және аралық қорытындылар құра алмауы мүмкін.

Қорытындылар жүргізгеннен кейін Excel автоматты түрде формула құрады, жол немесе аралық қорытындыларды жазу үшін жолдар қосады және деректер ұяшығының адресін қояды.

Деректердің бір немесе сол тобы үшін біруақытта бірнеше функциялар көмегімен аралық қорытындыларды есептеуге, сонымен қатар «қатпарлы» (вложенные) немесе көпдеңгейлі қорытындылар есептеуге болады.

Аралық қорытындылар жүргізу кезінде автоматты түрде мыналар есептелінуі мүмкін:

Қосынды Сандар саны

Мәндер саны ығыса ауытқу

Орташа ығыспай ауытқу

Максимум ығысқан дисперсия

Минимум ағыспаған дисперсия

Көбейтінді

Автоматты түрде қорытынды жүргізу үшін келесі іс-әрекеттер тізбегін орындау қажет:

  1. баған бойынша аралық қорытындыны есептеу үшін қажет тізімді сұрыптау;
  2. кестенің немесе қажет диапазонның кез келген ұяшығын ерекшелеу;
  3. ДАННЫЕИтоги командасын орындау;
  4. Тізімнен аралық қорытынды диалогтік терезесінде При каждом изменении в: топтардан тұратын бағанды таңдау. Бұл тізімнің сұрыпталуы жүргізілген баған болуы керек;
  5. Операция тізімінен қорытынды жүргізу үшін қажет функцияны таңдау, мысалы, Қосынды;
  6. Добавить итоги по: тізімінен қорытынды жүргізуге қажет мәндерден тұратын бағанды таңдау.

Егер Промежуточные итоги диалогтік терезесінде Итоги под данными переключателі алынса, қорытындылар бастапқы деректерден төмен, не жоғары шығарылуы мүмкін.

Бір немесе сол кесте үшін ДАННЫЕИтоги командасы бірнеше рет орындалуы мүмкін. Егер Промежуточные итоги диалогтік терезесінде Заменить текущие итоги переключателі алынса, алдын-ала құрылған қорытындылар жаңалармен ауыстырылуы, сонымен қатар өзгеріссіз қалуы мүмкін.

Ілмексөз: Электронды кестелер

Рейтинг
( No ratings yet )
Осы жазба ұнады ма? Достарыңызбен бөлісіңіз:
Бәрі бар